Rechnungen werden digitalisiert und per E-Mail verschickt, Akten landen nicht mehr im Schrank sondern in der Cloud und Teams arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus an einer Datei. Das digitalisierte Büro ist schon längst keine Zukunftsvision mehr. Aber was ist mit der Sicherheit der Daten? 

Der Mittelstand nimmt Abschied vom Papier

Das papierlose Büro erobert den Mittelstand. Fast jedes zweite Unternehmen organisiert und verwaltet seine Daten inzwischen digital. Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research ergeben: 47 Prozent der mittelständischen Unternehmen organisieren und verwalten ihre Dokumente digital. Zwei Jahre zuvor waren es noch 33 Prozent.

Zwar werden in vielen Fällen noch nicht alle Vorgänge digital abgebildet, aber die zentralen Geschäftsprozesse finden mehr und mehr digital statt. Briefpost und Dokumente werden digitalisiert, manuelle Prozesse automatisiert und per Software jederzeit mobiler Zugriff auf die Dokumente und Daten ermöglicht. Diese Prozesse werden außerdem zunehmend in der Cloud abgebildet.

Warum das digitale Büro zunehmend aus der Cloud kommt

Fast 60 Prozent der von Bitkom befragten Unternehmen verwaltet ihre digitalen Dokumente mittlerweile in der Cloud. Dies ist aufgrund der Vorteile, die cloudbasierte Lösungen bieten, nicht verwunderlich. Eine Cloud benötigt im Vergleich mit standortbasierten Lösungen eine minimale Wartung und ermöglicht durch die schnelle Bereitstellung und die einfache Skalierbarkeit eine hohe betriebliche Flexibilität.

Allerdings gibt es jedoch auch einige Sicherheitsbedenken bei der Nutzung von Cloud-Lösungen in Unternehmen. In unserem Blogartikel zur „Cloud-Sicherheit in Unternehmen“ haben wir eine ausführliche Übersicht zu diesem Thema gegeben. In Bezug auf das papierlose Büro steht fest: Die hohe Flexibilität durch die zentrale und mobile Abrufbarkeit der Daten ist Grund genug dafür, dass cloudbasierte Lösungen das digitale Büro dominieren. 

Ist das papierlose Büro unsicher?

Die Digitalisierung von Daten birgt immer auch die berechtigte Frage nach der Sicherheit bzw. Sicherung dieser Daten und Informationen – insbesondere im Unternehmenskontext. Cyberkriminelle entwickeln täglich neue Methoden, um Sicherheitslücken auszunutzen und über Malware, Phishing oder andere Betrugsformen an wertvolle Daten zu gelangen.

Das bedeutet allerdings noch nicht, dass das digitale Büro per se unsicherer wäre als das herkömmliche papierbasierte Büro. Denn auch Papierdokumente sind anfällig für Datenschutzverletzungen – manchmal sogar mehr als digitale Dokumente, deren Zugriffsberechtigungen individuell und zentral gesteuert werden können.

Um das digitale Büro zu sichern, kommt es darauf an, die Umsetzung im Unternehmen ganzheitlich durchzuführen und Sicherheitsaspekte von Beginn an zu berücksichtigen. 

Das digitale Büro sichern durch eine ganzheitliche Sicherheitsstrategie

Eine ganzheitliche Strategie meint hierbei nicht nur, dass alle Prozesse der Erstellung, Bearbeitung und Speicherung der Dokumente und Daten bedacht wird, sondern auch, dass technische und organisatorische Maßnahmen ebenso berücksichtigt werden wie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den digitalen Daten.

Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen zählen z.B. Aspekte wie:

• Verwendung sicherer Passwörter
• Nutzung von VPN (Virtual Private Network) beim Zugriff aus öffentlichen Netzwerken
• Regelmäßige Synchronisierung der Daten
• Regelmäßige Backups zur Datensicherung
• Sicherung von Drucker, Scanner etc. vor Hackerangriffen
• usw.

Das System und die Technik muss auch bei Systemausfällen und Cyberangriffen darauf ausgelegt sein, die Daten zu sichern. Um sich darüber hinaus gegen Verlust, Diebstahl und Beschädigung der Daten abzusichern, ist es unverzichtbar, die Mitarbeiter in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu schulen.

Cyberkriminelle wenden immer häufiger nicht rein systembasierte Angriffsmethoden an, sondern setzen auf Fehler und Handlungen der Anwender. Mit gezielten Schulungen, wie zum Beispiel Cyber Awareness Seminaren, kann man diesen Gefahren entgegenwirken.

Das papierlose Büro: Digitalisierung, aber sicher!

Das papierlose Büro ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung. Denn eine Umstellung betrifft nicht nur die Digitalisierung von Dokumenten, sondern erfordert eine ganzheitliche Strategie der Digitalisierung – und zum Teil Automatisierung – von Geschäftsprozessen.

Gerade im Prozess der Umstellung, aber auch darüber hinaus, ist es daher wichtig, die Mitarbeiter in die Prozesse mit einzubeziehen und im Umgang mit den digitalisierten Daten zu schulen. In Kombination mit den erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen kann man so für ein sicheres digitales Büro sorgen.

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geschrieben von
Annika Brockhaus, für die isits AG International School of IT Security